הודעת דואר אלקטרוני היא חלק בלתי נפרד מתקשורת עסקית, וחלים עליה אותם כללים. הודעות דוא"ל נכתבות בעיקר באנגלית, אך לעתים קרובות אין זו שפת האם של הכותב. אנשי עסקים רבים מתמקדים בכתיבה של אנגלית תקינה, או לפחות מכובדת, אך אינם מביאים בחשבון את התרבות של הצד המקבל, דבר העלול לגרום לחוסר הבנה ולהשארת רושם רע. צרימה זו מתרחשת לעתים קרובות בתכתובת בין אנשים מהמזרח התיכון לבין אנשים ממדינות צפון אירופה וארצות הברית. להלן מספר טיפים לכתיבת דוא"ל לאנשים ממדינות אלה.


חשיבותה של שורת הפתיחה בהודעת דואר אלקטרוני


לשורות הפתיחה של הודעת הדוא"ל תפקיד חיוני בקביעת נימת הדברים. בניגוד לסגנון הכתיבה הישיר שניתן לראות אצל ישראלים, סגנון הכתיבה המנומס הנהוג בצפון אירופה אינו צביעות אלא חומר סיכה הסולל את הדרך ליחסים חברתיים. לכן, בלי קשר לתוכן הממשי של הודעת הדוא"ל, מומלץ להתחיל בנוסח רשמי וחיובי.


נוסח כזה כולל ביטויים כמו "Thank you for your quick reply,", "I read your explanation carefully," וכן "I value your business and welcome your feedback," בהתאם לצורך. חיוני להעביר מסר שאתה מתייחס לנמען ברצינות (גם אם אין זה כך).


גוף ההודעה חייב להיות ברור, אך לא בוטה. ייתכן שהכותב יצטרך להשתמש בלשון המעטה או ברמזים כדי לא להכניס את המקבל לפינה רגשית. דוגמאות לניסוחים כאלה כוללות "I have no record of payment” ולא "You have not paid your bill.", "I urgently need the document to complete the task" במקום "Why haven’t you send the documents", וכן "I am aware of your current difficulties" במקום "I know that you are about to go bankrupt". תקשורת יעילה כוללת עובדות ולא האשמות.


אחוז גבוה ממקבלי הודעות הדוא"ל הם אנשים ששפת האם שלהם אינה אנגלית. לכן, בחלק הבא יש לכתוב בבירור מהי הפעולה הרצויה. פעולות אלה כוללות, למשל, בקשה לאשר, לענות, לעדכן, לשלוח או לבחון, כשלפני כולן נכתבת המילה "please". יש לשמור על איזון בין בהירות לנימוס.


מומלץ מאוד לערוך בקרת איכות של הודעת הדוא"ל. לכותב שאנגלית אינה שפת אמו מומלץ להמתין זמן מה לפני שליחת ההודעה ואז לקרוא אותה שוב, או לבקש מאדם אחר לקרוא אותה. כמובן, חיוני לבדוק את האיות מכיוון ששגיאות כתיב יוצרות רושם רע. אם המשפטים ארוכים מדי, יש לחלק אותם למשפטים קצרים יותר.


אם לדעתך מתאים להיות פחות רשמי ולהשתמש בטון אישי יותר, עשה זאת בזהירות כדי למנוע מבוכה חברתית. טיפים אלה עוזרים להפחית משמעותית אי-הבנות חברתיות.


מי שמתכתב עם אנשים ממדינות צפון אירופה וצפון אמריקה צריך להתייחס למנהגים ולתפיסת החיים של אזור זה. במזרח התיכון גישה רשמית מבטאת מרחק לא נעים, אך במדינות רבות זה הנוהג הרגיל. בכתיבה עסקית טובה משתמשים בשפה ברורה ולא רגשית בגלל ההקשר התרבותי של מדינות אלה.