איך מגישים תעודות מחו"ל במשרד הפנים

תקציר נוהל הטיפול באימות תעודה ציבורית שניתנה בחו"ל והערות שיחסכו לכם זמן

אימות תעודה ציבורית שניתנה בחו"ל – להגשה במשרד הפנים תקציר נוהל הטיפול באימות תעודה ציבורית שניתנה בחו"ל של משרד הפנים.

כאשר נדרש להגיש תעודות אישיות מחו"ל במשרד הפנים, כמו לדוגמא אם רוצים להזמין לישראל בן או בת זוג, הורה, קרוב משפחה, מומחה או אם רוצים לתקן פרטים, נדרש להגיש תעודות ציבוריות ממדינת המוצא. אם התעודה לא תוגש באופן הנכון, הדבר יכול לעכב ואפילו לגרום לסירוב הבקשה. לשם כך ריכזנו מספר כללים חשובים.

החוקים הרלוונטיים לפיהם ועל בסיסם נקבעו הכללים הם חוק מרשם האוכלוסין, תשכ"ה – 1965 ופקודת הראיות (נוסח חדש) התשל"א -1971 וחוק הנוטריונים.

מתי צריך להציג או להגיש תעודת ציבורית למשרד הפנים, רשות האוכלוסין וההגירה?

בכל מקרה בו מבקשים לתקן או לשנות פרטים במרשם האוכלוסין או לבצע הליך המחייב זיהוי ואימות פרטים של אדם נדרש להגיש ולהציג תעודת מקור מאומתת מחו"ל (בד"כ עם תרגום נוטריוני).

צריכים להגיש בישראל תעודה מחו"ל? ריכזנו כאן כל מה שחייבים לדעת ונקודות חשובות

הצעד הראשון הוא לברר האם ניתנת במדינה בחו"ל ממנה צריך את התעודות חותמת "אפוסטיל" או אין. הצעד השני, בהתאם לתשובה, פועלים לאמת את התעודה בדרך הנכונה. הצעד השלישי, מוודאים שלא נפלה טעות והאם דרש אימות ממדינה שלישית.

אם המדינה הזרה חברה באמנת האג, יש לאמת את התעודה על ידי חותמת "אפוסטיל" בלבד בהתאם לכללים הנהוגים במדינה זאת. אם לא, יש לפעול באמצעות "שרשרת חתימות" כפי שקובעת פקודת הראיות ועל כך מפורט בהמשך הדברים.

מדינה שיש בה "אפוסטיל"

קישור לאתר אמנת האג חותמת אפוסטיל עם קישור לאתר המדינה.

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=

אמנת האג, שנחתמה בשנת 1961, קבעה דרך לאימות תעודה ציבורית ממדינות החברות באמנה, באמצעות חותמת הנקראת "אפוסטיל", כל המדינות החברות באמנה מספקות חותמת כזאת על התעודות (בד"כ ע"י משרד החוץ של אותה מדינה) וברגע שמוגשת תעודה עם אפוסטיל במדינה אחרת החברה באמנה, היא תכיר בתעודה זאת כתעודה ציבורית בת תוקף.

מה חשוב לוודא לגבי האפוסטיל?

יש לוודא כי בחתימת האפוסטיל מופיע אימות של חתימת הפקיד החתום על התעודה עצמה או של הרשות שהנפיקה את התעודה. חותמת אפוסטיל יכולה להופיע באחת מהדרכים הבאות:

מדבקה על גב התעודה
דף נלווה מחובר לתעודה
בדרך אלקטרונית

הערות חשובות שיחסכו לכם זמן:

ישנן מדינות כמו לדוגמא: אירלנד, צרפת, בריטניה, הנוהגות לאמת תעודה ללא ציון שם. הפקיד או הרשות מנפקת ולכן באימות האפוסטיל יופיעו מקפים או ירשם "אין" בשפה המקומית. התעודה ואימותה בדרך זו קבילה עבור מדינות אלה.

יש לשים לב שאין מדובר באימות המתייחס לתרגום/ אישור העתק נאמן למקור/ הצהרה לגבי התעודה של גורם חיצוני, שאינו הגורם החתום על התעודה עצמה.

אימות תעודת לידה: בבקשות לקבלת מעמד בישראל בהם נדרשת תעודת לידה, יש להציג תעודת לידה מקורית ומאומתת כדין של המוזמן, למעט תעודת לידה מקורית ממדינות חב"מ שהונפקה עד לשנת 1998, אותה לא נדרש לאמת.

מדינה שאין בה אפוסטיל - אימות התעודה יעשה באמצעות שרשרת חתימות, שיש לוודא כי הן מופיעות על התעודה לפי סדר זה:

חתימת פקיד המשרד המנפיק.
חתימת משרד המשפטים במדינה המנפיקה.
חתימת פקיד משרד החוץ במדינה המנפיקה.
חתימת קונסול ישראל במדינה המנפיקה.

הערות חשובות שיחסכו לכם זמן

מדינות בהן שרשרת החתימות שונה: במדינות אתיופיה, תאילנד ונפאל משרד המשפטים אינו חלק משרשרת החתימות, לכן, בתעודות ממדינות אלו אין צורך להגיש עם חותמת זאת. קנדה- הקונסול הישראלי מאמת ישירות את החותם על התעודה ללא צורך בחתימת גורמים נוספים.

אימות תעודות המונפקות במדינות אשר אין בהן נציגות ישראל – באמצעות מדינה שלישית:

אימות התעודה ע"י המדינה שהנפיקה את המסמך.
אימות חתימת המדינה שהנפיקה את המסמך, על ידי הנציגות של מדינה שיש לה יחסים דיפלומטיים עם ישראל, במדינה שהנפיקה את המסמך.

אימות חתימת הנציגות של המדינה שיש לה יחסים דיפלומטיים על ידי משרד החוץ של אותה מדינה.
אימות חתימת משרד החוץ של המדינה שלה יש יחסים דיפלומטים על ידי נציגות ישראל באותה מדינה.
חסכו אנרגיות וזמן, חבל לפנות לנציגות הזרה בישראל לצורך שינוי/ תיקון "פרט מרשם" (כגון: מקום ותאריך, לידה, פטירה, מצב אישי). לא ניתן לקבל תעודה שניתנה ע"י נציגות זרה בארץ שאינה מאומתת כאמור לעיל.

בנושאים אלה כן ניתן לפנות לנציגות הזרה בישראל:

ויתור על אזרחות זרה לצורך התאזרחות- ניתן לקבל אישור קונסולרי בדבר ויתור על האזרחות הזרה, האישור מהנציגות בישראל צריך להיות מקורי, עם לוגו של הקונסוליה, חתימת הקונסול וחותמת הקונסוליה.

תעודה המעידה על מצב אישי נוכחי/קודם- תעודה ממדינה בה קיים מרשם אוכלוסין - אין לקבל תעודה מהנציגות ללא אימות, אלא רק באופן שתואר לעיל. במידה והתעודה הונפקה על ידי הנציגות, עליה להיות מאומתת כנדרש. במדינה בה לא קיים מרשם אוכלוסין - אפשר לדרוש תצהיר בפני נוטריון בישראל הדובר את השפה של המבקש.

תעודות יושר - נדרש להציג תעודת יושר מאומתת. כאשר מדובר במדינות המנפיקות תעודות יושר דיגיטליות, על האימות להינתן באמצעות אפוסטיל אלקטרוני.

תרגום נוטריוני - הגורם המוסמך לתרגם מסמכים בישראל הוא נוטריון, שהוסמך לכך כדין ושיודע את שתי השפות. התרגום חייב להיות מוצמד לתעודה באמצעות סרט אדום וחותמת לחץ. במידה והתעודה ניתנה בשפה שאין בישראל נוטריון השולט בה, ניתן לתרגם את התעודה ע"י נוטריון זר בחו"ל לשפה שיש לגביה נוטריון ישראלי. את התרגום הזה נדרש לתרגם לתרגום נוטריוני נוסף לשפה העברית/ערבית (תרגום על תרגום).

במקרים בהם מוצגת תעודה שלא מופיע עליה הרבה מלל, בשפה המובנת לפקיד, ניתן לפטור מהגשת תרגום נוטריוני ולהגיש תרגום בלבד.

לסיכום, הגשת תעודות ציבוריות היא לרוב הבסיס וההתחלה של כל הליך במשרד הפנים. מתן תשומת לב לכללים הנדרשים והקפדה על הדרישות הוא משמעותי לקצב הטיפול בבקשות המוגשות ולהשגת המטרה. מהניסיון שלנו עדיף, לברר היטב לפני שפותחים בהליכים או משלמים סכומי כסף לצורך השגת תעודות, מה נדרש באופן מדוייק ולהתייעץ. רצוי להימנע ממצב בו מגלים תוך כדי ההתנהלות, מה חסר או מה לא תקין ולהגיע מוכנים עם כל מה שנדרש מראש!