ניהול משא ומתן באמצעות דואר אלקטרוני

 

ניהול משא ומתן באמצעות דואר אלקטרוני

5 טיפים כיצד לשלוט בתהליך ולהגיע לתוצאות הרצויות

מאת: עו"ד קרן לי

 

עסקים עם גורמים היושבים דרך קבע בחו"ל, מעבירים את אמצעי התקשורת המרכזי לזירה הוירטואלית ומרבית ההתקשרויות בין הצדדים נעשות דרך המייל.

 

עסקאות רבות אשר באופן רגיל היו משלבות בנוסף שיחה בעל פה ומפגש פנים אל פנים, הופכות להיות מנוהלות רובן ככולן באמצעות הדואר האלקטרוני משלב הגישוש הראשוני, דרך סיכום פרטי העסקה ועד למשא ומתן על החוזה.

 

ניהול משא ומתן בדרך זו, עלול לעיתים לגרום לאיבוד מידע חשוב בדרך, להקשות על בניית יחסים אישיים ומקצועיים מלאים, למנוע זיהוי רגישויות בזמן, לבלבל אינטרסים, להטעות בעיבוד המידע ולאובדן שליטה במסר ובתפוצתו.

 

הבנה כי ניהול המשא ומתן באמצעות הדואר אלקטרוני שונה מהותית מניהול משא ומתן בעל פה, מודעות לסכנות ושליטה בתהליך, יכולה לעיתים להפוך את הקערה על פיה ולהביא לתוצאות הרצויות מבחינתך.

 

 

1. תקשורת וירטואלית

 

פלטפורמת הדואר האלקטרוני, אינה מאפשרת תקשורת מילולית ועל כן יש משמעות עצומה לאופן בו המסר עובר ולתקשורת הסמויה. עלייך להיות קשוב ומודע למסרים הלא מילוליים שלך ושל הצד השני ולהיות ברור, עד כמה שניתן, במסרים שברצונך להעביר.

 

במשא ומתן באמצעות המייל, שים את הדגש המתאים לאופן בו הינך מעביר את המסר וכן למשמעויות השונות בהן הוא עלול להתפרש. לעיתים דבר הנחזה להיות טבעי וברור, יכול להתפרש על ידי הצד השני באופן אחר לחלוטין מכוונתו המקורית. במייל, לכל דבר אשר נעשה ואשר לא נעשה ישנה משמעות;

 

תדירות ותכיפות ההודעות, הקשר ההודעה, ניסוחה ואופן סיומה, שרשור, שורת הנדון, המכותבים וכולי.

דוגמא שכיחה היא, כאשר התרחשות לא צפויה דורשת את תשומת ליבך המלאה. במקרה כזה אל "תעלם" לצד השני. תקשר את העובדה כי לא תהיה זמין בשבוע הקרוב ואל תיתן לו לפרש את אי תגובתך בדרך אחרת.

 

 

2. הכנה מוקדמת

 

מידע זה כוח. כשיש לך כוח, אתה קונה שליטה על תהליך המשא ומתן והשליטה תביא לתוצאות. לפני כתיבת המייל הראשון, ערוך הכנה מוקדמת ולמד את הצד השני. אסוף מידע על כל דבר שקורה סביב המשא ומתן. מי זו החברה, מי המשתתפים, מה קורם, היכן עבדו בעבר, מה תפקידם בהיררכיה הניהולית של החברה, מה מערכת היחסים ביניהם ובין מנכ"ל החברה, מה ניסיונם וכדומה. ערוך מחקר בכל הכלים העומדים לרשותך ואל תחסוך זמן ומאמץ.

 

 

3. נושא, מכותב ראשי, עותק נסתר ומה שביניהם

 

מלבד הצורך הברור להיות ענייני ולשלוח את המייל לגורם הרלוונטי, עליך להיות מודע לעובדה כי שדרת הניהול וההיררכיה הארגונית תופסת מקום של כבוד בפלטפורמת הדואר האלקטרוני. קיימים מנהלים רבים, שכבודם חשוב להם לכן מקם את הנמען הראשי במקום המיועד לו. עצור לחשוב על רשימת המכותבים, וודא כי רק המכותבים הרלוונטיים נמצאים ברשימה, עבור שוב לפני שליחה על המכותב בעותק נסתר. על שורת הנדון, עצור לעוד רגע של מחשבה. במייל הראשון, כמו ברושם ראשוני, אין הזדמנות שנייה.

 

 

4. פערי תרבות ושפה

 

בביצוע עסקאות מול גורמים בחו"ל באמצעות הדואר האלקטרוני, עלייך להיות מודע לפערי התרבות והשפה. התרבות הישראלית מאופיינת בכוחניות, חתירה לעימות, מהירות, תאכלס ולעניין. הצד השני תמיד יגיע מתרבות אחרת בה זה עלול להיתפש אחרת. שפת המייל לעיתים גורמת לטעויות קריטיות ואין המדובר בטעויות כתיב. הקפד שהצד השני יבין את הניסוחים והמושגים בהם אתה משתמש ושים לב כי ישנן שפות בהן קיימת משמעות לקונטקסט. היה רגיש לרגישויות לשוניות והבא לתשומת ליבך תאריכים ומועדים רגישים בצד השני.

 

 

5. תכתובת מייל זו לא שיחה רגילה

 

לפני כל מייל הנשלח לחו"ל, וודא ראשית כי הוא עונה על צרכייך ומבטא היטב את כוונתך. שאל עצמך האם הוא מפורט מספיק, מכובד וברור. הסתכל על המייל בעיניים של הקורא. האם הניסוח בו בחרת יכול להיקרא כמתחכם או מניפולטיבי, האם הבהרת את נקודת מבטך והאם הנחות העבודה ברורות לשני הצדדים כהווייתן. בשליחת מייל אל תניח הנחות מקלות באשר להיקף המשתתפים בשיחה האלקטרונית ושאל עצמך האם קיים מרכיב כלשהו במייל היכול לגרום לי לנזק.

 

שים לב כי התנסחות במייל שונה מהתנסחות רגילה בעל פה. השתמש בשורות קצרות ובסימנים חיוניים בלבד, הימנע ככל הניתן משימוש בסימנים הזהים לאינטואיציה כגון סימני קריאה וסימני שאלה רבים. שים לב למשמעויות של טקסט פתוח המסתיים בסימן שאלה וטקסט סגור המסתיים בנקודה ותמיד סיים כל מייל בשורה עם משמעות אופרטיבית.

 

 

על מנת להימנע מטעויות במשא ומתן באמצעות הדואר האלקטרוני, החלט מראש מה סוג ההודעה שקיבלת או שברצונך לשלוח. תכתובת מייל קלילה כמו שיחה ניתן לשלוח ולענות מיד ובקלילות תוך שימת דגש על נושא התקשורת האי מילולית. במידה ומדובר בתכתובת מייל קשה יותר, היכולה להיחשב לוויכוח או אי הסכמה – אל תגיב במהירות ונסח את תשובתך לאט. בתכתובת מייל היכולה ל"פוצץ" את המשא ומתן - עצור, הדפס, מרקר, כתוב הערות וקח לך את הזמן הדרוש על מנת לענות באופן זהיר ושקול.

 

אי מייל שנשלח הוא כמו ירייה שנורתה, לא ניתן באמת ל"אחזר" הודעות מייל ולא ניתן למשוך את דבריכם בחזרה.

 

 

על הכותבת:

 

עו"ד קרן לי הינה מייסדת ובעלת משרד הבוטיק הרשנזון לי ושות' המתמחה במשפט מסחרי וקניין רוחני במדיה סלולרית. בעלת תואר שני במשפט מסחרי ומומחית במשא ומתן.

 

 

 

*אין בתוכן דלעיל משום המלצה, חוות דעת משפטית או יעוץ משפטי או תחליף לו ואין להסתמך עליו או להחליפו במידע משפטי פרטני. ההסתמכות על המידע באחריות המשתמש בלבד.