תהליך הבחירה הנכון של תוכנת השכר בארגון / עפר קנטור, יועץ חשבות שכר

תחום השכר בכל חברה הוא התחום הרגיש ביותר. מערכת שכר יעילה וחכמה, חיונית לתפקודו התקין ולהצלחתו של כל ארגון.

לחשב השכר מוקצב בכל חודש זמן מצומצם בו עליו לבצע אינסוף פעולות החל באיסוף וקליטה של נתוני עובדים חדשים, דרך עדכון שינויים ונתוני חודש העבודה, ועד הפקת התלושים והפקדת המשכורות בחשבונותיהם של העובדים.

הכל עד תאריך מסויים, ללא טעויות.

שגיאות בתחום עלולות להיות כואבות ביותר. חישוב לא נכון של דמי חופשה, דמי מחלה, שעות עבודה רגילות ושעות נוספות עלול לעלות בפיצויי הלנה יקרים. זיכוי מס לא נכון עלול להסתיים בשומת ניכויים יקרה ובקנסות כבדים, ולעיתים אף באישום פלילי. ליקויים בתחום השכר יוצרים התמרמרות בקרב עובדים וזלזול במקום העבודה.

תוכנות שכר שאינן מעודכנות בזמן, שאינן ידידותיות ולא נתמכות ע"י צוות אנשי מקצוע, הן מתכון בטוח לצרות.

בשוק קיימות תוכנות שכר רבות. לכל חברה עשויה להתאים תוכנת שכר שונה.

הבחירה אינה קלה, והשפעותיה משמעותיות לטווח הארוך.

לעיתים נבחרת תוכנה עקב מחיר זול, או תנאי "מבצע" מיוחדים. אין ספק שמחיר מהווה פרמטר חשוב. ברם, אם תוכנת השכר אינה מתאימה לחברה או לחשב השכר, החסכון יהפוך מהר מאוד להפסד צורב.

החלפת תוכנת שכר שנמצאה לא מתאימה, מסובכת ביותר והשלכותיה רבות.

מאחר ותחום השכר הוא רב שנתי, החלפת תוכנה כרוכה באובדן או צמצום היכולת להפיק חישובים רב שנתיים וטפסים רב שנתיים, כמו מילוי חלק המעביד בטפסי אבטלה, נכות, לידה, מילואים ודמי פגיעה של המוסד לביטוח לאומי. החלפה כזו יוצרת נטל נוסף על חשב השכר, כשהיא מאלצת אותו במשך שנים לאחזר נתונים משתי מערכות שכר, ולשלבם בטופס ידני. הבעיה אינה רק הפסד זמן יקר, אלא שמצב כזה הוא פתח לטעויות, במיוחד לאור חלון הזמן המצומצם העומד לרשות חשב השכר למילוי משימותיו.

התאמת תוכנה לחברה ולחשב השכר כמוה כבחירת נעל ספורט לאתלט. נעל שאינה מתאימה לא "מתרגלת" לרגל, והרגל אינה "מתרגלת" לנעל שאינה מתאימה. נעל קטנה ולוחצת, לא זו בלבד שתמנע מהספורטאי להגיע להישגים, אלא אף תסב לו נזקים. כך גם נעל גדולה ומסורבלת לצרכיו, העשויה להתאים דווקא למטפס הרים.

תוכנת השכר צריכה לענות על צרכי החברה מחד, ומאידך היא חייבת להיות ידידותית ופשוטה לתפעול על ידי חשב השכר. התפריטים צריכים להיות נוחים לו, לוגיקת התוכנה צריכה להתאים לדרך שבה הוא רואה את עבודתו, ביצוע הפעולות צריך להיות ברצף התואם את דרך מחשבתו והרגליו.

לא תמיד חוסר הידידותיות של התוכנה נעלם עם צבירת נסיון השימוש בה. יש תוכנות שנותרות לא ידידותיות וגורמות עוגמת נפש רבה למשתמש.

ככל מוצר, חשובה ההתנסות בתוכנת השכר. חשוב לברר על התוכנה, לשאול חשבי שכר לדעתם עליה, לקבל המלצות ממשתמשים בה, ורצוי גם לברר מהן הנקודות החלשות של התוכנה לדעת אותם חשבי שכר המנוסים בה.

יש לוודא שהתוכנה מבצעת חישובי שכר נכונים לפי תקנות מס הכנסה ומס מעסיקים (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה ותשלום מס מעסיקים). יש להקפיד ולבדוק שהתוכנה תואמת את הוראות הנהלת רשות המיסים, מחשבת את המיסים ללא טעויות ומפיקה תלושי שכר הכוללים את הפרטים הדרושים לפי חוק הגנת השכר.

יש לוודא שתוכנת השכר מסוגלת לקלוט את הסכמי העבודה הנהוגים בארגון ולחשבם נכון. במידת הצורך, יש לוודא שניתן להגדיר בתוכנה פונקציות מתאימות לחישוב רכיבי שכר ייחודיים.

במקומות בהם מנוהל שעון נוכחות, יש לוודא שתוכנת השכר מסוגלת לקלוט את נתוני השעות ולעבדם ללא טעויות.

במידה ונדרש, יש לבדוק את התאמת התוכנה לתוכנת הנהלת החשבונות בארגון. בכל מקרה יש לוודא שהתוכנה מפיקה פקודות יומן נכונות.

יש לבחון בזהירות ובקפדנות את מודול קופות הגמל. יש לוודא שהחישוב נכון, שקיימות זקיפות "שווי" במקרים הדרושים, שהזיכויים והניכויים מחושבים לפי פקודת מס הכנסה והתקנות, ושמופק דו"ח מפורט ונכון לקופות הגמל.

במיוחד אם מדובר בהחלפת תוכנה, מומלץ לקבל את התוכנה החדשה לתקופת נסיון, ולהפעילה במקביל לתוכנה הקיימת.

תחום המיסוי והשכר עתיר שינויים ורפורמות. יש לברר את קצב העדכון של התוכנה. תוכנת שכר שאינה מעודכנת עלולה להסב נזק גדול ביותר לארגון ולעובדיו. כאמור בפתיח, "טעויות" שכר או מיסוי עלולות להטיל חבות אישית על מנהלים ונושאי משרה בארגון, ובכוחן להניב אף אישום פלילי.

יש לוודא שהסכם התוכנה כולל מחוייבות היצרן לתיקונים, שדרוגים ועדכוני גירסא. במסגרת ההסכם רצוי לקבל מהיצרן התחייבות לזמינות צוות תמיכה ולטיפול מהיר בבעיות דחופות ובתקלות.

יש לברר האם בסיס הלקוחות של תוכנת השכר מספיק גדול, ומאפשר ליצרן התוכנה להחזיק צוות תמיכה מקצועי קבוע.

בסיס לקוחות מצומצם של תוכנה, בעיקר כזו שאינה חדשה או ייחודית, יעורר שאלות הנוגעות להישרדות יצרן התוכנה ויכולתו לספק את השירות לאורך זמן.

חשוב לברר מהי ההדרכה המסופקת עם התוכנה. בבחירת תוכנה חדשה מסוג שחשב השכר אינו מורגל בה, חשוב צוות התמיכה של ספק התוכנה. נדרש צוות תמיכה זמין וסבלני, שיעודד את החשב לשאול שאלות, גם כאלו שנראות פשוטות לכאורה בעיני מי שמנוסה בשימוש בה.

טבעי והגיוני לשאול שאלות פשוטות וטיפשיות בתחילת עבודה עם תוכנה. חשב שהתרגל שלחיצה על F12 בתוכנה שהשתמש בה עד כה, תערוך עבורו חישוב משכורת, לא ישים לב לאייקון עם האדם הירוק, שלחיצה עליו עושה את אותה פעולה בתוכנה אחרת, גם אם האייקון ענק ומהבהב במרכז המסך.

קיימים יצרני תוכנה המשקיעים במערך הדרכה מפותח הכולל עדכונים מקצועיים חודשיים, ימי עיון והשתלמויות. מערך הדרכה כזה מסייע לארגון בשמירת רמתו המקצועית של חשב השכר.

כל תוכנה מציגה מודולים שונים, מפשוטים ועד מתוחכמים. אמנם, חדשנות היא יתרון, ויצירתיות מעידה גם היא לא מעט על יצרן התוכנה ומעלותיו. ברם, יש לבחון בראש ובראשונה האם בסיס התוכנה מתאים לצרכי הארגון הספציפי וחשב השכר המסויים.

לארגון אחד חשובה תהיה היכולת לקלוט נתונים רבים בקלט אורכי, לארגון שני חשובה תהיה היכולת להפיק דו"חות מסוג מסויים, ארגון שלישי יבכר תוכנת שכר הכוללת קישוריות לתוכנת ERP, ואחר יעדיף צוות תמיכה מקצועי דובר ערבית, רוסית, אמהרית או אנגלית.

יש תוכנות שכר המתמחות במגזר מסויים. יש תוכנות המתאימות יותר למפעלי תעשייה גדולים העובדים במשמרות, יש כאלו המתאימות יותר לקיבוצים, יש הבנויות לעסקים קטנים ויש תוכנות שכר המיועדות לארגוני ענק המעסיקים עשרות אלפי עובדים.

לאנשי החשבות בארגון, ובפרט לחשב השכר, תפקיד מרכזי בתהליך בחירת התוכנה. יש לבחון את צרכיהם ולנתח איתם את צרכי הארגון. יש לשמוע את דעתם וחובה להתחשב בה.

לסיכום, להלן תהליך הבחירה של תוכנת השכר בארגון:

1. הגדרת צרכי הארגון וקביעת קריטריונים לבחירת תוכנת שכר.

2. בחירת הפרמטרים, הביצועים והמודולים ההכרחיים הנדרשים מהתוכנה, שחסרונם פוסל את השימוש בה.

3. בחירת הפרמטרים, הביצועים והמודולים הרצויים, שהעדרם אינו מהווה עילה לפסילת התוכנה.

4. בדיקת תכונותיהן של תוכנות השכר המוצעות כיום בהתייחס לפרמטרים הרלוונטיים ולקריטריונים שנקבעו.

5. בירור על התוכנות בקרב משתמשים קיימים.

6. התנסות ראשונית בשימוש בתוכנות הרלוונטיות. רצוי לשלוח את חשב השכר למשרדי יצרן התוכנה על מנת שיתנסה בפועל בשימוש בתוכנה באופן מודרך.

7. התנסות בשיחות עם מרכזי התמיכה של התוכנות הרלוונטיות.

8. איתור שתי תוכנות הנראות מתאימות ביותר.

9. השוואה יסודית של התוכנות ודירוג התכונות ההכרחיות והרצויות הקיימות בהן. במידת הצורך, התנסות נוספת של חשב השכר.

10. בחירת התוכנה, סיכום תנאי רכישה, מחיר ותנאי תשלום (במקרים המתאימים - סיכום על תקופת נסיון בשימוש בתוכנה).