הכלים הפיננסים החשובים ביותר לניהול עסק!

בתור בעל עסק אפילו הקטן ביותר,אתה חייב שליטה ובקרה מלאה בנתוני העסק.
חוסר בקרה ותכנון עלול לגרום לחיסול העסק אפילו אם מדובר בעסק מצליח "על הנייר".
משימתך בתור בעל עסק היא לא רק לשרוד אלא להמשיך להתפתח ולהצליח.
ישנם שלושה כלים עיקריים שאתה חייב להכיר וליישם.

הכלים הם דוח תזרים מזומנים תקציב העסק ונקודת איזון:

דוח תזרים מזומנים :

תזרים המזומנים של העסק הוא המפתח העיקרי להצלחה העסקית שלך.
מטרת דוח זה היא להראות לך בכל רגע נתון מה יתרות המזומנים של העסק, ומה
היתרה הצפויה בכל רגע נתון במהלך תקופת התכנון.

במידה ותנהל את הדוח בצורה נכונה, ובאופן עקבי,לא תקבל טלפונים ממנהל הבנק,
שיגיד לך להכניס מזומנים באופן מיידי או שהוא מחזיר לך שיקים.

הדוח הבסיסי מתחלק למעשה לשלושה חלקים.

החלק הראשון הוא מעקב עבור כל תקבולי העסק.

התקבולים כוללים את הכנסות העסק ממכירות בפועל ומכירות בהקפה ,וכן הלוואות
מגורמים שונים, את התקבולים אתה תכניס בדוח על פי מועד קבלתם.

החלק השני הוא צד התשלומים,פה תכלול כל הוצאה עתידית על פי תאריך פירעונה.
התשלומים כוללים את התשלומים לספקים השונים,החזר הלוואה לבנק,תשלום משכורות
תשלומים לחברת אשראי,וכל כל תשלום שהוא אשר משפיע על יתרת המזומנים של העסק.
את התשלומים אתה תכניס בדוח על פי תאריך פירעונם.

החלק השלישי בדוח הוא הכנסת יתרת פתיחה של חשבון העסקי שלך.
היתרת פתיחה היא למעשה יתרת החשבון העיסקי שלך נכון למועד התחלת עריכת הדוח.

למעשה דוח תזרים מזומנים שמנוהל בצורה נכונה הוא למעשה מעין תחזית צפויה
של תדפיס הבנק שלך.

דוגמא בסיסית :

תאריך הפעולה תקבול תשלום יתרה
21.08 יתרת פתיחה בבנק הפועלים - - 10,000
23.08 פרעון שיק דחוי עבור הופעה 15,000 - 25,000
24.08 תשלום משכורת לנגן 3,000 22,000
29.08 תשלום ארנונה לבית העסק 2,000 20,000
01.09 ויזה 6,000 14,000

אני ממליץ להכין את דוח תזרים מזומנים על גבי גיליון אקסל.
לעסקים גדולים יותר ישנם תוכנות אשר מסונכרנות עם החשבון העסקי.

הדוח השני החשוב הוא עריכת תקציב לבית העסק.

תקציב

תכנון עתידו של העסק הוא צעד חשוב ובעל משמעות.

התקציב יסייע לך לעקוב אחר התכנון שלך ולראות איזה מין הצעדים העסקיים
שתכננת יצא מן הכוח לפועל.

מטרת התקציב היא לתכנן,לתאם ,לשלוט ולפקח על הפעולות שנעשות בבית העסק.
מעבר לכך תכנון תקציב נכון יהפוך את החלום שלך למציאות !

התקציב הוא למעשה תכנון המטרה העסקית ומציאת הכלים להגשמת מטרה זו.

במידה ותבנה את התקציב בצורה נכונה, תוכל לענות על מספר שאלות חשובות:

כמה מוצרים עליך למכור כדי להגיע לרווח שאתה רוצה ?
מה סך ההוצאות שתצטרך להוציא כדי להגיע לרווח זה ?

את התקציב מקובל לבנות לתקופה של שנה ולעקוב מידי תקופה אחר התחזיות.
כלומר האם עליך לשנות פרמטרים שונים בתחזית ההכנסות או ההוצאות כדי להגיע
למטרה המבוקשת.

את התקציב מקובל להתחיל לבנות בהגדרת הרווח אליו אתה שואף.
לאחר מכאן עליך להכין תחזית של ההוצאות הקבועות והמשתנות של העסק.
הוצאה קבועה-הוצאה שבכל מקרה תצטרך להוציאה ללא שום קשר אם העסק
הרוויח או הפסיד.

לדוגמא : שכירות,חשמל,ביטוח וכו..

הוצאה משתנה-הוצאה שמשתנה על פי היקף המכירות של עסק.
לדוגמא : חומרי גלם,הובלות,עמלות של סוכני מכירות וכו..

בבניית סעיפי ההוצאות השתדל להיות מדויק ככל האפשר.

להלן דוגמא בסיסית :

דוגמא של תקציב של להקת "סקסס"(שם בדוי כמובן)
דוח רווח והפסד של הלהקה לשנת 2007 הראה את הנתונים הבאים:
הכנסות ממכירת דיסקים(בניכוי עמלת מפיץ)-400,000 ₪
הכנסות מהופעות- 500,000 ₪
הכנסות שונות- 100,000 ₪
סה"כ - 1,000,000 ₪
הוצאות קבועות :
מזכירה שדואגת לתאומים שונים- 60,000 ₪
יחסי ציבור- 50,000 ₪
רואה חשבון- 10,000 ₪
ביטוח 20,000 ₪

סה"כ- 140,000 ₪

הוצאות משתנות :
פרסום 100,000 ₪
ביגוד מקצועי 25,000 ₪
מיניוואן להופעות 20,000 ₪
נגנים (לא קבועים) 100,000 ₪
סה"כ- 245,000 ₪

הוצאות מימון- 15,000 ₪

סה"כ רווח נקי לפני מס 600,000 ₪

מטרות הלהקה לשנה החדשה :

להגדיל את הרווח ל 1,000,000 ₪

שלב א:

נבדוק את % ההוצאות המשתנות מסך ההכנסות בהנחה שהם מתפלגות באופן
שווה בין ההכנסות.
יש לקחת את ההוצאה המשתנה ולחלק אותה בסך ההכנסות כדי לדעת את האחוז

פרסום-10%
ביגוד -2.5%
מינוואן להופעות- 2%
נגנים לא קבועים-10%

כפי שאנו רואים ההוצאות המשתנות מהוות 24.5% מסך ההכנסות.

שלב ב:

כדי להגיע לרווח של 1,000,000 ₪ בשנה התקציב אמור להראות בצורה הבאה :

נתונים

הרווח-1,000,000 ₪
הוצאות מימון- 15,000 ₪
הוצאות קבועות-140,000 ₪
הוצאות משתנות 24.5% מההכנסות
מה היקף המכירות שצריך להיות ?

נוסחה (בסיסית לא להיבהל!)

24.5%X+155,000 (ההוצאות הקבועות כולל מימון)+1,000,000 (הרווח הדרוש)=X

1,155,000 +24.5X% =X

לפיכך X שווה ל 1,529,802

התקציב לפיכך יראה בצורה הבאה :

הכנסות 1,529,802
הוצאות קבועות-140,000
הוצאות משתנות 374,802
הוצאות מימון -15,000
סה"כ רווח -1,000,000

הלהקה תצטרך להכניס 1,529,802 ₪ כדי להגיע לרווח אליו הם שואפים.
יש לשים לב שסך הכנסות שנה קודמת היו 1,000,000 בלבד.

האם זה ראלי ?

מספר שאלות ונתונים

א.מכירות הדיסקים בעולם הולכות ויורדות
ב.הקהל של הלהקה התבגר וכבר לא מגיע להופעות.
ג.סולן הלהקה התמכר לסמים והופעות מתבטלות בגלל התמכרות זו

לכן כדי להגיע ליעד של הכנסות של 1,529,802 ₪ יש למצוא מקור הכנסות נוסף.
או לעדכן את יעד הרווח בהתאם.

את התקציב מקובל לחלק ל 12 חודשים או חלוקה אחרת על פי הצרכים.

המכשיר השלישי שכל עסק חייב לדעת הוא נקודת איזון.

נקודת האיזון

נקודת האיזון מראה באיזה היקף של מכירות העסק מכסה את ההוצאות הקבועות
והמשתנות שלו ומתחיל להרווח.

כדי למצוא את נקודת האיזון יש לחלק את הוצאות העסק על פי החלוקה
של הוצאות קבועות ומשתנות.

נשתמש בנתוני הדוגמא הקודמת של להקת "סקסס"
מניתוח נתוני העבר ראינו שהוצאות הקבועות של העסק הם : 155,000 ₪
אחוז ההוצאות המשתנות מסך ההכנסות הינו 24.5%
השאלה שנשאל היא באיזה היקף מכירות הלהקה מכסה את ההוצאות הקבועות
והמשתנות שלה ומתחילה להרוויח ?
שוב נוסחה (סורי) :
0.24.5X+155'000 = X
205,290X=
כלומר הלהקה תתחיל להרוויח בהיקף הכנסות של 205,290 ₪.

אני מקווה שזו לא היה מיגע.

הכותב הינו הבעלים של משרד רואה חשבון שי הראל המתמחה במתן ייעוץ לעסקים קטנים
ובינוניים.